Nama : Namira Nur Jasmine Fakultas
Ilmu Komputer / Sistem Informasi
NIM : 41814010076 Universitas
Mercu Buana
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen –
Pertemuan 6
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Hapzi, MM
Senin, 10 April 2017
Dewasa ini, dengan perkembangan
zaman yang cepat, penggunaan teknologi informasi telah mengubah distribusi,
hubungan, sumber daya dan tanggung jawab manajer dalam suatu perusahaan atau
organisasi. Hal ini dapat terjadi arena teknologi informasi pada masa sekarang
ini sangat berperan banyak dalam mengelola proses apapun yang terjadi didalam
dan luar perusahaan, mau itu hal kecil biasa ataupun hal besar.
Saat ini, Teknologi informasi
memiliki peranan yang sangat besar dalam perusahaan atau organisasi karena
dapat melengkapi informasi serta sumber daya komputer. Dengan demikian data
atau informasi perusahaan, hardware, software, networking, dan user dari sistem
informasi tersebut harus dipandang sebagai sumber daya yang harus dikelola
sehingga penggunaan teknologi informasi dapat berjalan dengan maksimal dan
semestinya.
Namun dalam praktiknya diperusahaan
atau diorganisasi tersebut, sistem informasi tidak dipergunakan dan
dimanfaatkan sebagaimana mestinya dan terkadang tidak efektif atau tidak
digunakan. Permasalahan yang terkadang sering dihadapi yang mengakibatkan
sistem tersebut tidak digunakan adalah biasanya server sistem sering down,
pegawai perusahaan atau organisasi tersebut tidak bisa menggunakannya, sistem
tidak terintegrasi baik dengan data, pegawai perusahaan atau organisasi
tersebut tidak mengerti cara megelola data didalam sistem tersebut, sistem
tidak sesuai dengan yang dibutuhkan, dan masih banyak lagi alasan, masalah penyebab
teknologi sistem informasi tidak digunakan sebagaimana mestinya di dalam perusahaan
atau organisasi.
Dari penjelasan diatas, maka ada
salah satu masalah yang sangat sering dihadapi yaitu Bagaimana perusahaan atau
organisasi tersebut dapat mengelola sumber daya informasi yang dimiliki supaya
sistem informasi yang sudah diimplementasikan dapat berjalan dengan baik serta
user friendly dan memiliki aksesibilitas yang tinggi?
Hal diatas dapat diatasi dengan melakukan Manajemen
Sumber Daya Informasi.
Gagasan bahwa semua manajer harus
terlibat dalam manajemen informasi, adalah suatu pengungkapan baru dan disebut Manajemen
sumber daya informasi ( information resources mangement ) atau IRM. Jadi IRM adalah
aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan
dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
IRM
berkembang jika perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk
mencapai keunggulan kompetitif, para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai
area bisnis utama, menerima manajer jasa informasi dalam lingkungan elit
mereka, memperhatikan sumber daya informasi saat membuat perencanaan startegis,
terdapat rencana strategis sumber daya informasi yang formal dan rencana
tersebut membahas end-user-computing.
IRM adalah suatu konsep terintegrasi
yang menyatukan lingkungan, tingkat-tingkat manajemen, area bisnis, sumber daya
informasi dan para pemakai IRM merupakan sarana yang memungkinkan perusahaan
mencapai dukungan komputer di seluruh organisasi.
Konsep Manajemen Sumberdaya
Informasi
Sumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu
sendiri. Hal tersebut karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua
sumberdaya informasi. Manajemen sumberdaya informasi (information resources
management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua
tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan
mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
pemakai.
Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM,
pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal
yang harus diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM,
perlu adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :
•
Menyadari bahwa keunggulan
kompetitif akan tercapai melalui SD informasi yang unggul;
Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai
keunggulan kompetitif atas pesaingnya.
•
Menyadari
bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;
Struktur organisasi
mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional
utama lainnya, seperti keuangan, dan pemasaran.
•
Menyadari
bahwa CEO adalah eksekutif puncak;
CEO memberi kontribusi,
jika memungkinkan pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi
perusahaan (bukan hanya operasi jasa informasi). Hal
tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CEO dalam komite eksekutif.
•
Memperhatikan
SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;
Para eksekutif yang
terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan
sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
•
Rencana strategis formal untuk
sumberdaya informasi;
Terdapat rencana
formal untuk memperoleh dan mengelola sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang berada pada area
pemakai maupun jasa informasi.
•
Adanya strategi untuk mendorong
dan mengelola end-user computing;
Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara
membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap
mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.
Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak
terpisah, tetapi bekerja sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam
penerapan IRM, yakni :
a.
Lingkungan perusahaan;
Delapan elemen
lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh untuk mencapai keunggulan
kompetitif. Para eksekutif menuadari perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai
cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar
yang kompetitif.
b.
Eksekutif perusahaan;
CEO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan
perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.
c.
Bidang/area fungsional;
Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional
utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis
yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah rencana
strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja
sama dengan bidang fungsional lainnya.
d.
Sumberdaya informasi;
Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan
bagaimana semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian
dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh
perusahaan dalam area pemakai.
e.
Pemakai;
Data dan informasi
mengalir antara sumberdaya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut
serta dalam End-User-Computing.
Hubungan komponen tersebut secara
terintegrasi dapat digambarkan sebagaimana Gambar 1
Gambar 1 Model Manajemen
Sumberdaya Informasi - IRM
Gambar 1
memperlihatkan bagaimana tingkatan system mempengaruhi manajemen sumberdaya
informasi. Lingkungan membentuk supersistem perusahaan. Manajer perusahaan pada
tingkat puncak merencanakan strategis yang mendorong perusahaan sebagai suatu
system dalam mencapai tujuannya. Bidang-bidang fungsional menggambarkan
subsistem perusahaan, dan rencana-rencana strategis mereka mendukung rencana strategis
perusahaan. Semua rencana strategis fungsional
menjelaskan bagaimana sumberdaya informasi disediakan bagi para pemakai pada
semua tingkatan.
Dalam mengelola sistem informasi, kita harus
memperhatikan beberapa komponen penting dari sistem informasi tersebut, yaitu :
- Data (database, basis pengetahuan,
information, knowledge)
- Hardware (sistem komputer, peripheral)
- Software (software sistem, software
aplikasi, prosedur)
- Manusia (personnel, spesialis sistem
informasi)
- Network (media komunikasi, network
support)
Dengan mengelola 5 komponen diatas dengan baik, maka
Sistem Informasi yang diimplementasikan dapat digunakan dengan semaksimal
mungkin karena ke 5 komponen diatas merupakan komponen sistem informasi yang
saling berhubungan dan mempengaruhi. Bila semua komponen diatas bisa diatur
(dimanage dan dicombine) dengan baik dan maka sistem informasi tersebut bisa
berjalan dengan lancar dan menjadi sistem informasi yang efektif sesuai
kebutuhan user dan efisien.
Solusi Untuk Menanggulangi Dampak Negatif Dalam Penggunaan
Teknologi Informasi di Perusahaan
- Memberikan user atau pegawai Batasan dalam
penggunaan sumber daya computer secara bijak dan secukupnya agar tidak
terjadi hal-hal yang diinginkan
- Membatasi akses sistem informasi ditiap
divisi perusahaan agar tidak ada penyalahgunaan data
- Memberikan user atau pegawai pemahaman
tentang penggunaan teknologi informasi secara baik dan benar, serta cara
penanggulangan pertama saat terjadi masalah seperti contohnya server down.
Referensi
Anonim. (2017). “Manajemen
Sumber Daya Informasi” [Online]. (Diakses dari : sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/19617/Modul+11+-+SIM.doc
pada tanggal 10-04-2017 pukul 19.00).
Anonim. (2017). “Sistem Informasi
Manajemen” [Online]. (Diakses dari : https://www.academia.edu/4978843/MODUL_PERKULIAHAN_Sistem_Informasi_Manajemen
pada tanggal 10-04-2017 pukul 19.47).
